Eesti Killustik sparer tid og penger ved å digitalisere steinbrudd

Med digitalisert dataoverføring i steinbruddene og bruk av e-fraktbrev kan Eesti Killustik nå gi sine kunder en papirløs og effektiv opplevelse

Oversikt

I samarbeid med Waybiller og Thorgate automatiserte Eesti Killustik dataoverføringen i alle sine steinbrudd. Eesti Killustik er et Estland-basert gruveselskap som driver med utvinning av mineralressurser og produksjon og salg av byggematerialer. Eesti Killustik har totalt 16 steinbrudd over hele Estland som hovedsakelig tilbyr knust kalkstein, sand, grus og andre fyllstoffer.

PXL 20210921 112611066

Eesti Killustik valgte å gå over til e-fraktbrevene i juli 2019 for å øke effektiviteten i steinbruddene, noe som gjør det mye enklere for kundene deres å bestille materialer fra dem. De er det første selskapet i Estland som har fulldigitalisert dataoverføring i steinbruddene, noe som sparer betydelig tid brukt på lasteprosessen som tidligere ble håndtert manuelt. Med prosessen nå synlig i sanntid, kan de enkelt dele informasjon med alle partene. Dessuten er hele prosessen kontaktløs.

Utfordringer

Eesti Killustik er det største gruveselskapet i Estland med en 30 år lang historie. I dag har de 16 steinbrudd rundt om i landet og 60 personer som jobber daglig i mannskapet.

Tidligere brukte Eesti Killustik fraktbrev på papir med informasjon som måleinformasjon, vekten på det lastede produktet, produktets materiale og brudd osv. Bruk av fraktbrevene på papir  innebar:

  • mye byråkrati
  • langsom overføring av informasjon mellom parter og
  • mangel på automatisert informasjonsoverføring til selskapets regnskapsprogramvare

Siden Eesti Killustik bestemte seg for å gå fra papir- til elektroniske fraktbrev i tråd med selskapets fremtidsrettede tilnærming å optimere driften i alle bruddene sine, hadde de som mål å være kostnads- og tidseffektive, samt å tilby maksimal brukervennlighet til sine kunder.

 

Hvordan har Waybiller hjulpet?

Waybiller har hjulpet Eesti Killustik med å automatisere flere operasjoner i bruddene deres. Integrasjonen med Waybiller gjorde at manuelt arbeid ble redusert i hvert steinbrudd med generering av smarte, automatiserte, kontaktløse e-fraktbrev.

De er det første selskapet i Estland som har fullt digitaliserte steinbrudd der man kan planlegge alle aktivitetene og all transporten, se alle driftsdataene i sanntid og  automatisk overføre disse dataene til regnskapsprogramvaren ‘directo’.

 

Hvordan fungerer dette?

Foreløpig kan hele prosessen deles inn i tre konkrete steg.

Screenshot 2021 10 22 at 17.22.11

Steg 1: Bestilling

Kundene til Eesti Killustik bestiller materialer som knust kalkstein, sand, grus og andre fyllstoffer  fra dem. Disse kundene sender informasjon om sortimentet de trenger og om sine lastebiler til steinbruddene til Eesti Killustik.

En av de ansatte i Eesti Killustik oppretter deretter en bestilling i Waybiller-appen som inkluderer følgende data:

  • Kundens navn
  • Steinbruddets navn (opprinnelse)
  • Sortimentnavn/type
  • Gyldig til dato
  • Transportselskapets navn/informasjon

Etter å ha opprettet bestillingen, kan de fortsette med lasting.

Steg 2: Lasting

Den som utfører lastingen kan også administrere hele prosessen digitalt nå. Tidligere tastet lasteren manuelt inn all informasjonen og veiing for å skrive ut et fraktbrev på papir. Med Waybiller har hver laster derimot et nettbrett der de i Waybiller-appen kan velge relevant informasjon, f.eks. aktiviteter (lasting fra pukk til lastebil, lasting fra lager til lastebil etc.). Lasteoperatøren legger også til registreringsnummeret til kundens lastebil i appen og bekrefter hvilken ordre som er tillatt å laste, alt dette før lasting.

Etter at lastebilen har blitt lastet med nødvendige sortimenter, regner Waybiller automatisk ut summen av alle skovler og oppretter et digitalt fraktbrev med vektinformasjonen fra bestillingen. Dette e-fraktbrevet sendes automatisk på kundens e-post og er også lett tilgjengelig på waybiller.com. Kunder kan generere Excel-rapporter av fraktbrevene sine ved å bruke forskjellige filtre i programvaren.

Steg 3: Frakt

Dette er et valgfritt steg for kundene til Eesti Killustik. Sjåførene kan få tilgang til e-fraktbrevene opprettet av lasteroperatørene i Waybiller-programvaren og legge til den egentlige destinasjonen i fraktbrevet mens de leverer materialet. Dette gir kunden en mulighet til å måle mengden materiale som brukes i hver enkel byggeprosess. Informasjon om leveringsstatus er tilgjengelig i sanntid for alle parter som har konto i Waybiller-programvaren.

Det siste steget er bekreftelse av fraktbrevet. Det kan bekreftes av kundebedriftens ledelse gjennom Waybiller-appen eller med sjåførens signatur på e-fraktbrevet.

Resultater

Implementeringen av hele prosjektet tok 6 måneder. Det var en smart investering ettersom Eesti Killustik nå kan drive sine steinbrudd mye mer effektivt med mindre manuelt arbeid.

  • Alle aktivitetene i steinbruddene er kontaktløse
  • Alle stegene til lastingen er lett synlige i sanntid og gir full oversikt til alle parter
  • Det går fortere å lage transportordrer og fraktbrev da prosessen ikke lenger er manuell, og den er papirløs.
  • Kundene til steinbruddet slipper å håndtere fraktbrevene på papir eller gå gjennom slitsomt byråkrati og ventetider
  • E-fraktbrevene inkluderer den nøyaktige vekten av sortimenter, noe som reduserer sannsynligheten for feil
  • Eesti Killustik har ikke lenger behov for manuell regnskapsføring da systemet er integrert med deres regnskapsprogramvare Directo

Alt i alt, siden det ikke lenger er nødvendig å sette sammen et fraktbrev på papir som en egen aktivitet, har prosessen med å utstede den til kunden/transportøren blitt mye raskere og mer praktisk i steinbruddene.

EK_qou