Miten TREV-2 voi säästää merkittävästi aikaa käyttämällä sähköisiä rahtikirjoja?

Vuoden 2020 alussa eri osapuolet allekirjoittivat yhteistyöpöytäkirjan kivimateriaalitoimitusten digitalisoinnista. Yksi osapuolista oli Viron Liikennevirasto. Se on järjestänyt vuodesta 2020 alkaen kilpailutuksia, joissa sähköisen rahtikirjan käyttö kaikissa kuljetuksissa on sisällytetty sopimusehtoihin. Yhteistyöpöytäkirjan mukaan Liikennevirasto aikoo sisällyttää digitaaliseen rahtikirjan kaikkiin kilpailutuksiin vuoteen 2022 mennessä.

Yksi näistä pilottihankkeista oli Liikva–Rannamõisa -valtatie 11412:n kunnostaminen 0,0–5,156 kilometrin matkalta. Kilpailutuksen voitti TREV-2 Grupp AS ja työt aloitettiin elokuussa 2020. Sähköisiä rahtikirjoja käyttävät kuorma-autot kuljettivat yli 2 000 autokuormallista materiaalia tienrakennukseen.

TREV-2 Group valitsee Waybillerin

TREV-2-konserni on päättänyt valita yhteistyökumppanikseen Waybillerin, Viron käyttäjäystävällisimmän sähköisen rahtikirjajärjestelmän. Waybillerillä on kätevät kuljettajasovellukset sekä verkossa että iOS- ja Android-sovelluksina, joiden avulla kuljettajat voivat luoda sähköisiä rahtikirjoja erittäin helposti ja kätevästi.

Keskustelimme Liikva–Rannamõisa-tien rakentamisen projektipäällikkönä toimineen TREV-2 Groupin Alan Muruvälin kanssa selvittääksemme, miten sähköisten rahtikirjojen käyttöönotto sujui, mitä parannettavaa siinä olisi tulevaisuudessa ja minkälaisia suunnitelmia heillä on tuleviksi vuosiksi.

Miten arvioitte sähköisen rahtikirjan käyttöä paperiseen verrattuna?

Ensi silmäyksellä sähköinen rahtikirja voi vaikuttaa hyvin monimutkaiselta ja aikaa vievältä, mutta onneksi asia ei ole näin – sen käyttö on itse asiassa odotettua helpompaa.

Säästääkö sähköisen rahtikirjan käyttö aikaa raporttien laatimisessa ja tarkistamisessa?

Kyllä! Sähköisen rahtikirjan ansiosta materiaalien ja koneiden määrää on paljon helpompi seurata päivittäin.

Antaako sähköinen rahtikirja paremman yleiskuvan kohteeseen tuotujen materiaalien määrästä sekä reaaliaikaisesti että ajan mittaan?

Sähköisestä rahtikirjasta voi tarkistaa jokaisen yksittäisen kuorman välittömästi. Rahtikirjaa ei tarvitse allekirjoittaa manuaalisesti eikä koneiden kantavuutta tarvitse tarkistaa. Kohdepäällikkö näkee reaaliajassa, onko kuorma-auto hakenut kuorman tai mikä materiaali on matkalla.

Miten henkilöstön/urakoitsijoiden koulutusprosessi on sujunut?

Alihankkijoiden kouluttaminen ja sähköisten rahtikirjojen käytön vaatiminen vievät aikaa, sillä jotkut yhden miehen yritykset ja vanhemmat kuljettajat ovat haluttomia muuttamaan tapojaan. Kun he ovat kuitenkin luoneet sähköisen rahtikirjan pari kertaa, he tottuvat siihen. Myös oman tiimin kouluttaminen, uusien kohteiden ja lähtöpaikkojen luominen, materiaalien lisääminen lähtöpaikkoihin ja niiden sijaintien määrittäminen vie aikaa.

Mitä ajallista hyötyä valvojille on rahtikirjojen lähettämisestä?

Aikaa säästävä etu on, että työmaalle saapuvan materiaalin määrä tiedetään heti eikä sitä tarvitse laskea manuaalisesti. Se, että kuljetusyhtiö toimittaa Waybiller-raportin laskun mukana eikä sen tarvitse laskea asioita itse, on suuri etu.

Uskotko, että TREV-2:sta tulee 100-prosenttisesti digitaalinen? Mitkä voisivat olla täyden digitalisaation suurimmat esteet? Missä vaiheessa siirtymä voisi olla valmis?

Sataprosenttinen käyttöönotto ei ole vielä mahdollista. Pilottihanke osoitti, että kaikki kuljettajat eivät ole vielä valmiita käyttämään sähköistä rahtikirjaa – pääasiassa siksi, ettei heillä ole älypuhelimia tai he ovat vanhempaa sukupolvea, joka ei ole tottunut nopeisiin uudistuksiin. Joillakin alueilla kuuluvuuden puute haittasi myös sähköisen rahtikirjan luomista pilottihankkeen aikana. Pilottihankkeen aikana sattui myös muita virheitä, jotka johtuivat siitä, että kuljettajat valitsivat väärän lähtöpaikan, materiaalin tai määrän, mikä aiheutti jonkin verran sekaannusta.

TREV-2 on kuitenkin siirtymässä täysin sähköiseen rahtikirjaan, mutta täysi siirtymä kestänee vielä todennäköisesti muutaman vuoden.

Milloin sähköiset rahtikirjat tulevat pakollisiksi Virossa?

On hyvä nähdä, että liikennehallinnon vuosina 2020 ja 2021 järjestämiä pilottihankkeita voidaan pitää suurena menestyksenä. Tienrakentajilta, liikennehallinnolta ja hankkeen valvonnasta saatu palaute on ollut erittäin myönteistä. Pilottihankkeet ovat auttaneet tunnistamaan pullonkauloja ja parantamaan Waybillerin sähköistä rahtikirjajärjestelmää käyttäjien kannalta. Lisäksi ne ovat lisänneet luottamusta siihen, että sähköinen rahtikirja todellakin auttaa tekemään alasta tehokkaamman ja avoimemman.

Jotta yhteistyöpöytäkirjan aikataulussa pysyttäisiin, vastaavien kilpailutusten, joissa digitaalisten rahtikirjojen käyttö on pakollista, odotetaan lisääntyvän merkittävästi tulevina kausina. Jos olet tienrakentaja tai kuljetusyritys, joka kuljettaa materiaaleja Liikenneviraston työmaille, nyt on oikea aika tutustua sähköisiin rahtikirjoihin ja kokeilla ensimmäisiä toimituksiasi!

Jos haluat tietää, miten voit aloittaa sähköisten rahtikirjojen käytön yrityksessäsi, ota meihin yhteyttä sähköpostitse waybiller@waybiller.com tai soita numeroon +358 40 195 5494 (Jaak).

Voimme auttaa sinua korvaamaan yrityksesi paperiset rahtikirjat täysin digitaalisilla ja liittämään Waybillerin kirjanpito-ohjelmistoosi.