Eesti Killustik otti käyttöön louhoksillaan sähköiset rahtikirjat

Eesti Killustik tarjoaa asiakkailleen paperitonta palvelua louhinnan digitalisoinnin ja sähköisten rahtikirjojen käytön ansiosta.

Yli 30 vuotta toiminut Eesti Killustik on yksi Viron suurimmista mineraalien louhintayrityksistä ja rakennusmateriaalien tuottajista. Seitsemällä ympärivuotisesti toimivalla louhoksella ja yhdeksällä projektilouhoksella tuotetaan kalkkikivirouhetta, hiekkaa, soraa ja muita kiviaineksia. Joka päivä 60 erittäin ahkeraa Eesti Killustikin tiimin jäsentä työskentelee tuottaakseen ja toimittaakseen materiaaleja, joista valmistetaan suuri osa Viron teistä ja rakennuksista.

PXL 20210921 112611066

Eesti Killustikin louhokset alkoivat vuoden 2020 lopussa etsiä keinoja paperisten rahtikirjojen korvaamiseksi, jotta koko lähetysprosessista voitaisiin tehdä tehokkaampi, läpinäkyvämpi ja automatisoidumpi. Tätä varten Eesti Killustik otti yhteyttä ohjelmistoyritys Thorgateen. He ottivat yhdessä käyttöön sähköisen Waybiller-rahtikirjajärjestelmän vuoden 2021 lopussa, liittivät sen Directoga-kirjanpito-ohjelmistoon ja siirtyivät kokonaan sähköisiin laskuihin.

Miten rahtikirjoja on aiemmin laadittu?

Ennen sähköisiä Waybiller-rahtikirjoja tavaroiden toimitus tapahtui seuraavasti:

  • Kuorma-auto saapui louhokselle, ja kuljettaja kertoi kuormaajan kuljettajalle lastattavan tavaran ja sen määrän.
  • Kuormaajan kuljettaja lastasi kuorma-auton ja tulosti paperisen tositteen todisteeksi lastauksesta.
  • Kuljettaja vei tositteen liikkeeseenlaskijalle, joka laati paperisen lähetysluettelon ja siirsi tiedot manuaalisesti kirjanpito-ohjelmaan.
  • Kuorma-auto lähti louhokselta.

 

Koko prosessi toimi, mutta se oli manuaalinen, ja tietojen syöttämisessä saattoi tapahtua virheitä.

Eesti Killustikin lisäksi myös kuljetusyritys ja vastaanottaja saivat paperisen rahtikirjan, ja niiden oli myös palkattava oma henkilökuntansa syöttämään tiedot omaan kirjanpito-ohjelmistoonsa, vertailemaan niitä Eesti Killustikin tietoihin ja suorittamaan tilitys.

Kuinka Waybiller auttoi?

Waybiller on sähköinen rahtikirjaohjelmisto, jonka avulla lähettäjä tai kuljetusyritys (jos lähettäjä ei ole Waybiller-tilaaja) voi kätevästi luoda sähköisiä rahtikirjoja. Waybiller-järjestelmää käytetään jo yli 6 000 kuorma-autossa Virossa; näihin kuuluvat lähes kaikki suuret tienrakennusyritykset, viljan kuljettajat ja hakkuukoneet, ja käyttäjien määrä kasvaa joka päivä.

Eesti Killustik valitsi Waybillerin ensisijaisesti sen vahvan asiakaskunnan ja parhaiden sähköisten kuljetusratkaisujen käyttöönotosta saadun kokemuksen vuoksi. Heille Waybillerin käyttöönotto tarkoitti tablettitietokoneiden asentamista kuormaajiin ja Waybillerin yhdistämistä kuormaajan vaa’an ja Directo-kirjanpitoohjelmiston kanssa.

Waybillerin myötä tavaroiden lähettämisprosessi muuttui:

  • Myyntiosasto tekee Waybillerissä tilauksen, jonka perusteella kuormaajan kuljettaja toimittaa tavarat.
  • Kuorma-auto saapuu louhokselle, ja kuljettaja kertoo kuormaajan kuljettajalle lastattavan tavaran ja sen määrän.
  • Kuormaajan kuljettaja etsii Waybilleristä vastaavan tilauksen kuorma-auton numeron perusteella ja lastaa kuorma-auton.
  • Kun kuormaajan kuljettaja suorittaa punnituksen punnitusjärjestelmässä, paino lähetetään automaattisesti Waybilleriin. Tilauksen ja painon perusteella luodaan sähköinen rahtikirja, joka voidaan hakea Waybilleristä ja joka voidaan pyydettäessä lähettää myös PDF-muodossa kuljettajan ja vastaanottajan sähköpostiin.
  • Kuorma-auto lähtee louhokselta.

Screenshot 2021 10 22 at 17.22.11 

Tavaroiden toimitusprosessin muutoksen ja sähköisiin laskuihin siirtymisen yhteydessä:

  • Manuaalista tietojen syöttämistä on vähennetty, koska sekä sähköinen kirjaaminen että varastokirjaukset syötetään automaattisesti kirjanpito-ohjelmistoon.
  • Siirtyminen sähköisiin tilauksiin mahdollistaa paremman valvonnan siitä, kenelle tavaroita voidaan toimittaa.
  • Varastot päivittyvät reaaliajassa, joten voit paremmin suunnitella materiaalien tuotantoa ja lähettämistä.
  • Työhön tarvitaan vähemmän henkilöstöresursseja, ja siksi koko tuotanto- ja tuotosprosessi on tehokkaampi ja kannattavampi.
  • Myös Eesti Killustikin työntekijät ovat tyytyväisempiä, sillä tietojen manuaalisen syöttämisen ja kadonneiden lähetysluetteloiden etsimisen sijaan he voivat nyt keskittyä ydinliiketoimintaansa eli rakennusmateriaalien louhintaan ja myyntiin.

 

Miten Eesti Killustikin asiakkaat hyötyvät tästä?

Eesti Killustikin asiakkaille ja kuljetusyrityksille siirtyminen sähköisiin rahtikirjoihin merkitsi sitä, ettei Eesti Killustikin louhoksilta enää lähetetä paperisia lähetysluetteloita, vaan kaikki lähetysluettelot voi tilata PDF-muodossa sähköpostitse tai ne voi kätevästi ladata Waybilleristä Excel-yhteenvetoraporttina. Kuljettajien ei enää tarvitse nousta kuorma-autosta noutamaan lähetysluetteloa lähettämöltä, mikä lyhentää louhoksella vietettyä aikaa. Koska tiedot siirtyvät digitaalisesti ja sähköisen rahtikirjan tiedot näkyvät täsmälleen samalla tavalla lähettäjälle, rahdinkuljettajalle ja vastaanottajalle, yksikään rahtikirja ei katoa ja tiedot ovat helposti vertailukelpoisia. Tämä helpottaa, nopeuttaa ja selkeyttää osapuolten välisiä maksuja.

Lisäksi Waybillerillä on muita etuja kuljetusyrityksille ja vastaanottajille:

  • Vastaanottajalla ja kuljetusyrityksellä on mahdollisuus liittää Waybiller myös omaan kirjanpito-ohjelmistoon jotta kirjanpitäjänkään ei tarvitse enää syöttää tietoja manuaalisesti, vaan laskuja voidaan luoda lähetysluetteloiden perusteella muutamalla napsautuksella.
  • Jos kuljettaja on antanut siihen luvan, vastaanottaja (ja kuljetusyritys) voi seurata kuorma-auton sijaintia kartalta ja näin ollen suunnitella tavaroiden saapumista paremmin.
  • Liikenteenharjoittajilla on mahdollisuus saada Liikennevirastolta erityislupa, joka mahdollistaa useamman tonnin kuljettamisen kerrallaan.

Mitä seuraavaksi?

Sähköiset rahtikirjat ovat tulleet jäädäkseen. Sähköisten rahtikirjojen ansiosta koko tavaroiden lähetysprosessi on tehokkaampi, ja yhä useammat yritykset siirtyvät täysin sähköisiin rahtikirjoihin. Jo vuodesta 2020 lähtien Liikennevirasto on järjestänyt tienrakennuskilpailutuksia, joissa sähköisten rahtikirjojen käyttö on pakollista. Lisäksi eri yksityisen ja julkisen sektorin kumppaneiden kanssa on allekirjoitettu yhteistyöpöytäkirja, jonka tavoitteena on tehdä sähköisestä rahtikirjasta pakollinen kaikissa Liikenneviraston hankinnoissa. Eesti Killustik on siihen valmis.

Jos haluat tietää, miten voit aloittaa sähköisten rahtikirjojen käytön yrityksessäsi, ota meihin yhteyttä sähköpostitse waybiller@waybiller.com tai soita numeroon +372 699 1636 (Kreete).